Stok takibi neden bu kadar önemli?
İşletmenizde stok takibi yapmıyorsanız ya da kağıt üzerinde yapıyorsanız er ya da geç iki sorundan biriyle karşılaşırsınız: en çok satan ürünün stoğu biter ve müşteri kaybedersiniz, ya da yavaş satan ürünler raflarda birikerek sermayenizi bloke eder. Her iki senaryo da işletmenize maliyeti olan senaryolardır.
Doğru yapılan stok takibi sayesinde hangi ürünün ne zaman sipariş verileceğini önceden görebilir, depo maliyetlerinizi düşürebilir ve müşterilerinize her zaman ürün sunabilirsiniz.
1. Ürünleri kategorize edin
İlk adım ürünlerinizi kategorize etmektir. Gıda, tekstil, elektronik ya da hammadde — hangi sektörde olursanız olun ürünlerinizi mantıklı kategorilere ayırmak hem arama hem de raporlama süreçlerini kolaylaştırır.
- Ana kategori (örn. "Tekstil"), alt kategori (örn. "Tişört"), varyant (renk, beden) şeklinde hiyerarşi kurun
- Her ürüne barkod atayın — sonradan barkodlu sisteme geçişinizi kolaylaştırır
- Birim tanımlarını tutarlı yapın: adet, kilo, litre, kutu
2. Minimum stok seviyesi belirleyin
Her ürün için "bu kadarın altına düşerse sipariş ver" diye bir eşik belirleyin. Bu sayı ürünün ne kadar hızlı sattığına ve tedarik süresine göre değişir. Haftada 50 adet satan bir ürün için tedarik süresi 1 haftaysa minimum stok en az 70-80 adet olmalı.
Finset'te minimum stok seviyesi tanımlayabilir ve stok bu seviyenin altına düştüğünde otomatik uyarı alabilirsiniz.
3. Her hareketi kaydedin
Stok takibinde en büyük hata, sadece alış ve satışları kaydetmek — iade, fire, transfer ve sayım farklarını atlamaktır. Gerçek stok durumunu ancak tüm hareketleri kaydederseniz bilebilirsiniz.
- Satış: müşteriye çıkan ürünler
- Alış: tedarikçiden gelen ürünler
- İade: geri dönen ürünler
- Fire: kullanılamaz hale gelen ürünler
- Transfer: depolar arası geçişler
- Sayım farkı: fiziksel sayımda ortaya çıkan farklar
4. Periyodik sayım yapın
Sisteminiz ne kadar iyi olursa olsun, zaman zaman fiziksel sayım yapmanız gerekir. Küçük işletmeler için ayda bir; büyük stoku olan işletmeler için kademeleri (A sınıfı ürünler her ay, B ve C sınıfı ürünler her üç ayda bir) sayım önerilir.
Excel mi, yazılım mı?
Excel ile başlamak ücretsizdir ama büyüdükçe yetersiz kalır: çoklu kullanıcı sorunu, senkronizasyon hatası, hatalı formül — bunların her biri gerçek para kaybına yol açar. Bulut tabanlı bir stok takip yazılımı kullandığınızda tüm bu sorunlar ortadan kalkar ve sisteminiz işletmenizle birlikte büyür.